S’organiser afin d’être plus productif

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Pour moi, l’organisation et la productivité vont de pair. Je n’arrive pas à être productive si je ne me suis pas posée à un moment pour réfléchir à mon planning et préparer ma feuille de route. Cependant, je suis convaincue que ce qui marche pour moi ne fonctionnera pas forcément pour vous ! C’est pourquoi j’ai lancé pendant le confinement des lives de productivité sur mon Instagram (@thebrside) pour inviter mes abonnées à partager leur vision de l’organisation. Et voici tous ce que j’ai appris.

L’organisation

Quel support pour quelle organisation ?

Pour bien s’organiser il faut d’abord commencer par trouver le système d’organisation efficace pour votre profil et un support qui vous correspond à vos besoins. Voici quelques idées de supports :

L’Agenda

Il est fait pour vous si :
vous aimez le support papier
vous voulez une solution clef en main
votre prise de notes sera limitée (prise de rdv, quelques tâches)

Le Bullet Journal

Il est fait pour vous si :
vous aimez le support papier
vous êtes créatif
vous pouvez lâcher prise sur le rendu visuel
vous n’aviez pas assez de place dans votre agenda classique

Le Planner type filofax

Il est fait pour vous si :
vous aimez le support papier
vous êtes créatif
vous aimez que tout soit classé méticuleusement

Le digital

Il est fait pour vous si :
vous aimez le support digital
vous voulez une solution clef en main
vous souhaitez vous organiser rapidement et efficacement

 

 

 

Comment éviter les doublons ?

La méthode la plus simple pour éviter les doublons est de se limiter à un seul et même support ! Mais en tant que grande fan d’organisation, je sais pertinemment qu’on a tendance à ne pas se limiter et à vouloir tester et avoir plusieurs supports d’organisation. Levez la main si vous avez 56 carnets qui dorment dans un placard…  C’est là qu’apparaît le problème des doublons ! Comment ne pas perdre de temps en réécrivant 36 fois les mêmes informations sur des supports différents ? La clef c’est de compartimenter vos tâches et informations.

Tout d’abord, il faut choisir minutieusement vos supports selon leurs avantages et inconvénients. Puis vous devez identifier quels supports seront toujours avec vous et ceux qui resteront toujours à la maison. Enfin, il vous suffira de répartir les tâches selon ce critère : avez-vous besoin en permanence de ces informations ou seulement dans certaines situations ?

  • Si vous en avez besoin tout le temps, vous devrez mettre ces informations dans le support que vous avez en permanence avec vous : par exemple votre planning dans votre application Agenda de votre téléphone
  • Si vous en avez besoin seulement dans certaines situations, ces informations iront dans le support qui reste à la maison : par exemple votre to do list de travail qui sera dans votre bullet journal.

Quelques astuces pour s’organiser

Pour s’organiser, on a tous et toutes des astuces différentes. À vous de tester et de trouver les astuces qui fonctionnent le mieux pour vous. Voici un petit récapitulatif des astuces dont on a parlé avec mes invités : attention certaines astuces se contredisent ! Et c’est bien là tout le paradoxe de l’organisation, il n’existe pas une seule méthode infaillible !

  • Commencer par le plus dur

Lorsque vous avez défini vos tâches du jour, commencez par les tâches les plus difficiles. Plus vous allez avancer dans votre journée, moins vous allez pouvoir vous concentrer et être efficace. Alors commencez par ce qui va être le plus long et le plus compliqué à faire pour vous.

  • Commencer par le plus urgent

Dans vos tâches de choses à faire il y a toujours une ou deux tâches qui s’accompagnent d’une deadline c’est-à-dire d’une limite dans le temps pour effectuer cette tâche. Commencez par ces tâches-là ! Elles sont impératives et vous ne pouvez pas y échapper !

  • Préparer sa to do list en avance

C’est une astuce très efficace pour moi ; je prépare mon planning hebdomadaire le dimanche soir afin de visualiser les tâches de ma semaine et l’organisation que je dois mettre en place. Je me trouve beaucoup plus motivée à me lever le lundi matin car je sais ce qui m’attend et ce que j’ai à faire. C’est comme une feuille de route à suivre qui me permet de moins avoir à réfléchir et de juste agir bêtement !

  • Avoir un rythme et se créer des routines

Vous avez déjà dû entendre qu’il faut 21 jours à l’être humain pour assimiler une nouvelle habitude ? Se créer des routines est le meilleur moyen d’être efficace sur le long terme car ces tâches quotidiennes deviendront des habitudes ancrées dans votre schéma de vie ! Vous pouvez vous créer une routine du matin, une routine du soir, une routine de ménage, une routine du dimanche… Les possibilités sont infinies.

Méthodes d’organisation

La master list

La master list est tout simplement une grosse to do list qui va durer dans le temps. J’utilise par exemple une master list mensuelle dans mon Bullet Journal. Je ne détaille pas mes tâches en to do list quotidienne mais je remplis au fur et à mesure cette grosse to do list puis je viens piocher dedans au fur et à mesure.

La to do list

La to do list est tout simplement une liste de tâche qui vous permet d’avoir une trace de tout ce que vous avez à faire !

Faire une to do list efficace

Faire des to do list c’est bien mais faire des to do list efficaces c’est mieux ! Mais comment rendre une simple liste de tâches plus efficace ? Voici un processus à appliquer :

  • Hiérarchiser et prioriser ses tâches

– Quelles sont vos tâches urgentes avec des deadlines ?
– Quelles tâches vont être rapides ou faciles à faire ?
– Quelles tâches correspondent plutôt à des activités de loisirs ?
– Quelles tâches peuvent-être déléguées ? etc.

  • Faire une liste très visuelle

Ne pas négliger le pouvoir visuel d’une liste de tâche bien organisée. Maintenant que vous avez hiérarchisé vos tâches attribuez-leur un code couleur. Une couleur pour les tâches urgentes, une couleur pour les tâches de loisirs, une couleur pour les tâches de la maison etc…

  • Détailler en sous-objectifs des grosses tâches ou des tâches sur le long terme

Il n’y a rien de pire que de ne pas voir ses progrès ! C’est le meilleur moyen de se démotiver. Vous avez besoin de vous rassurer et de vous féliciter en cochant vos tâches au fur et à mesure de la journée et cela est impossible si votre tâche est tellement énorme qu’elle vous prendra des jours ou des semaines à terminer. C’est là que vous devez chercher à créer des minis-objectifs sous chaque grosse tâche.

– Vous devez écrire un mémoire ? Ne mettez pas écrire mon mémoire sur votre to do list mais plutôt : trouver mon titre, rédiger le sommaire, écrire mon introduction, chercher des images, écrire chapitre 1…
– Vous voulez trier votre dressing ? Ne mettez pas trier mon dressing sur votre to do list mais plutôt : sortir tous les vêtements du placard, faire une pile de vêtements à donner une à vendre et une que je garde, faire une lessive des vêtements que je garde, prendre des photos des vêtements à vendre, créer les annonces des vêtements à vendre…

  • Faire des to do list réalistes

Parfois on veut trop bien faire et on se retrouve avec une to do list plus longue qu’une liste de courses. Mais au quotidien ce genre de liste ne peut pas fonctionner : limitez-vous à quelques tâches par jour pour être certain.e.s d’y arriver. N’hésitez pas à faire du time blocking pour vous y aider !

Le Time Blocking

Mais justement le time blocking, c’est quoi ? C’est une méthode qui consiste à attribuer une quantité de temps à chacune de vos tâches afin de définir ce que vous aurez le temps de faire en une journée. Lorsque vous débutez avec cette méthode vous ne saurez pas trop si vous devez attribuer 1h, 2h ou plus à une tâche que vous faites pour la première fois mais au fur et à mesure, votre time blocking sera de plus en plus précis !

TIME BLOCKING - ORGANISATION & PRODUCTIVITECrédit photos : Nohnoh.Studies / Paperscribblesco / Mindofmica / Moritzfinedesigns

La méthode Pomodoro

C’est une technique de gestion de temps qui vous permettra de vous mettre dans un état de concentration pendant un temps donné puis de prendre une pause. Bien souvent, votre concentration est telle que vous allez naturellement repousser votre pause. À vous de définir vos propres données de temps : 30 minutes de travail pour 5 minutes de pause, 1h de travail pour 15 minutes de pause… Expérimentez et voyez ce qui marche le plus pour vous !

Cette méthode est plus vulgairement appelée l’astuce de la carotte : vous devez travailler à fond pendant une période donnée afin d’accéder à votre récompense qui est votre loisir. L’avantage de cette technique est que bien souvent lorsque l’on est lancé dans une activité, on va avoir tendance à la poursuivre car le plus difficile reste de se lancer ! Ensuite la motivation vient naturellement.

La méthode Fly Lady

On rentre dans une méthode d’organisation très particulière car avec elle concerne les tâches ménagères et de la vie quotidienne : avec cette méthode vous allez devenir un.e pro du ménage ! Elle consiste à mettre en place des actions de façon progressive sur environ un mois : chaque jour vous ajoutez une nouvelle tâche sans oublier de reprendre les tâches de la veille. Ce peut-être : nettoyer son évier, préparer ses vêtements pour le lendemain, faire son lit, préparer les menus de la semaine…

La Matrice Eisenheiwer

Cette méthode consiste à se construire un tableau divisé en 4 cases qui font la distinction entre ce qui est urgent ou non et important ou non. Ainsi vous vous retrouvez avec 4 cases :

– Case 1 Urgent & Important : les problèmes  à résoudre, les deadlines et urgences diverses
– Case 2 Non Urgent & Important : apprendre, planifier, préparer…
– Case 3 Urgent & Non Important : les rendez-vous, les mails, messages, réunions…
– Case 4 Non Urgent & Non Important : les tâches à  déléguer ou qui vous permettent de souffler

Il vous suffit tout simplement de placer vos tâches dans chacune de ces cases. Ensuite, vous allez venir constituer votre to do list dans un ordre chronologique en piochant vos tâches dans cette matrice :  prenez en priorité les tâches de la case 1 puis alternez avec la case 2 et la case 3. La case 4 vous servant de case de soutien qui vous permet de prendre une pause.

La motivation

Comment se motiver et/ou se discipliner ?

  • S’entraider

Le meilleur moyen de se motiver est de ne pas faire ça tout seul ! Ce n’est un secret pour personne, lorsqu’on est deux on se motive toujours plus facilement car vous allez vous pousser et vous motiver mutuellement. Demander à un ami ou à quelqu’un que vous côtoyez sur les réseaux sociaux de vous “surveiller” : c’est toujours plus facile quand on est redevable. Moi par exemple, je publie ma to do list tous les matins en story Instagram : ainsi je prends un engagement envers mes abonnés et cela me booste à me dépasser pour ne pas être ridicule et devoir avouer que je n’ai rien fait de ma journée.

  • Identifier vos faiblesses

Il est beaucoup plus facile de trouver une solution à un problème lorsqu’on la clairement identifié. Pourquoi n’êtes vous pas motivée ? Qu’est-ce qui vous empêche d’atteindre vos buts ?

  • Éviter les distractions

Un des problèmes les plus communs, surtout lorsque vous travaillez depuis chez vous, est le manque de concentration.
– Vous passez trop de temps sur les réseaux sociaux : laissez votre téléphone dans une autre pièce, confiez-le à l’un de vos proches, activer la limite de temps des applications ou désinstaller les applications où vous passez le plus de temps
– Il y a trop de distractions autour de vous : isolez-vous et construisez-vous un espace de travail. Il n’y a rien de pire que de travailler là où vous vous détendez par exemple. Avoir un espace de travail bien défini vous aide à conditionner votre cerveau et à vous mettre dans une attitude de concentration.

  • Connaître votre but

Il est toujours plus facile de se motiver lorsque l’on sait pourquoi on fait tout ça et que votre but est clair. Avant de vous mettre à travailler, identifier vos objectifs. Attention je ne parle pas de l’objectif de votre journée mais bien de l’objectif final : faire le métier de vos rêves, gagner de l’argent, être heureux, se sentir bien…

L’inspiration

Alors vous allez me dire que vient faire l’inspiration dans un article sur l’organisation ? Être inspirée est pour moi l’une des clefs pour restée motivée et donc être plus productive. Je vous disais précédemment que vous deviez identifier votre objectif et quoi de mieux que de visualiser tous les jours vos buts avec un support visuel comme le vision board.

Je ne vais pas développer le Vision Board dans cet article car cela mérite un article complet mais le Vision et la Loi de l’attraction sont des concepts très forts qui fonctionnent pour moi et me permettent de rester motivée tout au long de l’année.

 

Comment ne pas procrastiner ?

Savez-vous que la procrastination est la tendance à remettre systématiquement nos tâches au lendemain. Mais pourquoi ? Ce n’est pas du tout un signe de paresse détrompez-vous ! Les études disent que cela est lié au stress, au jugement du regard des autres, la peur de l’échec ou alors la peur de la réussite.

Et en terme de procrastination, je sais de quoi je parle puisque je me considère comme la Queen de la Proscratination. Résultat : depuis que je suis au collège j’ai toujours fait mes devoirs la veille pour le lendemain et aujourd’hui encore dans tous les aspects de ma vie je fais tout au dernier moment : j’ai appris à travailler et à agir efficacement seulement en situation de stress et de no Choice.

Alors on ne va pas se mentir, procrastiner est un défaut et il n’y a pas d’astuce miracle. La seule chose qui peut vous permettre de moins procrastiner c’est de visualiser les résultats, de chercher votre objectif sur le long terme pour vous donner un coup de pied aux fesses et vous bouger !

Cet article étant déjà très long, je vous retourne prochainement dans une partie 2 pour vous parlez des applications, sites internet et ressources qui peuvent vous aider à être plus organisé, motivé et productif ! Si vous avez des astuces organisation, n’hésitez pas à les partager en commentaire ! 

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